Электронную отчетность в ПФР обязаны сдавать организации и ИП с численностью работников свыше 25 человек. Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается только форма СЗВ-М, ряд остальных отчетов ‒ по мере необходимости. Сдать отчетность онлайн можно на портале ПФР или с помощью платных онлайн-сервисов. Несвоевременное предоставление или на бумажном носителе карается штрафом.
Кто обязан отчитываться в ПФР в электронном виде
Обязательство по электронной сдаче отчетности в ПФР распространяется на ИП и организации с численностью работников в 25 человек и более. Основанием является абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона 27-ФЗ от 01.04.1996. Если же в организации или ИП числится 24 и менее сотрудников, сдавать документы можно на выбор: на бумаге или в цифровом виде. Численность работников определяется по итогам предыдущего года.
[attention type=green]Важно: для сдачи отчетности в электронном виде необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Список таких центров размещен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.[/attention]
Подробнее о видах ЭЦП смотрите в видео:
Какие отчеты нужно сдавать в ПФР в 2018 г.
С 01.01.2017 отчитываться по взносам в ПФР нужно в ИФНС. Но отчетность по персонифицированному учету работодатели по-прежнему обязаны сдавать в Пенсионный фонд. В 2018 г. предприниматели и организации обязаны сдать отчетность в ПФР в электронном виде по следующим формам.
Таблица 1. Формы для предоставления в ПФР в 2018 г.
| № | Форма | Периодичность | Срок сдачи |
| 1 | СЗВ-М | Ежемесячно | До 15 числа следующего месяца. |
| 2 | СЗВ-СТАЖ | При увольнении работника, выходе его на пенсию или ликвидации фирмы. | 3 рабочих дня с даты возникновения обстоятельств. |
| 3 | ОДВ-1 | Сдается в комплекте с СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ. | Параллельно с основной формой. |
| 4 | СЗВ-ИСХ | Единоразово | Если не были поданы сведения по застрахованным лицам за 2016 г. и ранее. |
| 5 | СЗС-КОРР | По необходимости | Для корректировки поданных сведений по застрахованным лицам до 2017 г. |
Нужно иметь в виду, что обязательным отчетом для организаций и ИП является только ежемесячная СЗВ-М, остальные формы сдаются только в случае возникновения такой необходимости. ИП без сотрудников отчетность в Пенсионный фонд не сдает.
Персонифицированный отчет по стажу СЗВ-СТАЖ за 2018 г. нужно будет сдать только в следующем году – до 1 марта 2019 г. Если в течение 2018 г. года не было увольнений и выходов сотрудников на пенсию, предоставлять отчет не нужно.
[attention type=green]Важно: СЗВ-М сдается на каждого сотрудника, в том числе работающего по договорам ГПХ (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).[/attention]
Как можно сформировать и проверить электронный отчет
Сформировать отчеты можно несколькими способами:
- скачать специальные бесплатные программы ПФР;
- заполнить бланк отчетности онлайн на сайте ПФР;
- заполнить отчет в программе 1С Бухгалтерия;
- использовать платные онлайн-сервисы (Контур, Бухсофт Онлайн, Небо;Мое дело).
Проверить созданный отчет на наличие ошибок можно на сайте Пенсионного фонда:
- выбрать на сайте раздел «Страхователям», затем ‒ «Работодателям»;
- нажать «Бесплатные программы, формы и протоколы»;
- выбрать программу CheckPfr и скачать ее на свой компьютер.
CheckPfr проверит документ и сообщит о найденных ошибках, выдав сообщение «Ошибка» или «Предупреждение». Ошибки нужно исправить и заново запустить проверку. Отправлять в Пенсионный фонд нужно отчет, не содержащий ошибок. Если отчет сдан, а ошибка обнаружена позже, но при этом 15 число еще не наступило, можно подать дополнительный отчет. Для этого в пункте 3 формы СЗВ-М нужно выбрать тип «Доп» (если нужно добавить работника) или «Отмн» (чтобы отправленные ранее сведения не учитывались).
Какими способами можно сдать отчет
Для того чтобы предоставить заполненный отчет в ПФР, предлагается два варианта:
- через аккредитованные Удостоверяющие центры (АУЦ);
- через уполномоченных представителей, оказывающих услуги по направлению отчетности в ПФР.
В случае выбора способа подачи отчетности через АУЦ процедура следующая:
- выбрать АУЦ и заключить с ним договор на передачу электронной информации в Пенсионный фонд;
- приобрести программное обеспечение у представителя АУЦ;
- подать заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту и заключить договор с ПФР на электронную сдачу отчетности;
- получить ЭЦП у представителя АУЦ и начать работу.
Можно воспользоваться услугами организаций-посредников. Для этого нужно:
- выбрать организацию-посредника, с которой затем заключается договор об оказании услуг;
- выдать посреднику доверенность на право подписи предоставляемой отчетности;
- взять у каждого работника организации согласие на обработку его персональных данных.
Всю дальнейшую работу по предоставлению отчетности в Пенсионный фонд возьмет на себя посредник за определенную плату.
[attention type=green]Внимание: список уполномоченных представителей можно уточнить в территориальном органе ПФР по месту регистрации плательщика. [/attention]
Штрафные санкции за нарушение порядка сдачи отчетности
В редакции Закона 27-ФЗ, действующей с 01.01.2017., предусмотрены следующие штрафы за нарушение правил сдачи сведений:
- если электронный отчет не предоставлен, штраф может составить 1 000 руб. (абз. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ);
- если не соблюдены сроки или полнота предоставляемых сведений, штраф составит 500 руб. за каждое застрахованное лицо (абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Кроме того, на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
