Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой по новым правилам

В 2018 – 2019 году первичные кассовые документы по формам КМ-1 – КМ-9 заполняются онлайн ККТ в автоматическом режиме. Обязательным остается формирование кассовой книги, заполнение ПКО и РКО при движении наличных, а также передача покупателю чека или бланка строгой отчетности со всеми обязательными реквизитами.

Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой по новым правилам

Поправки в закон о правилах осуществления расчетов с контрагентами наличными во многом упростили работу кассиров: многие обязательные документы при работе с онлайн-кассой упразднились, так как большую часть информации новый фискальный накопитель способен сохранять и передавать сведения к оператору фискальных данных.

Работа кассира на онлайн ККТ пошагово:

  1. Открытие смены.
  2. Реализация товаров и услуг с выдачей кассовых чеков, содержащих обязательные реквизиты (в некоторых случаях разрешена передача БСО). Кроме того, появилась необходимость отправки копии документа по запросу покупателя на указанный адрес электронной почты.
Примечание! В новых онлайн-аппаратах добавлена возможность формирования новых типов документов – чека коррекции и с признаком возврата прихода.
  1. Закрытие кассовой смены, снятие Z-отчета. Продолжительность смены должна составлять не более 24 часов. При нарушении данного правила рекомендовано составить объяснение в ИФНС России с указанием причин задержки смены.
  2. Проверка передачи данных: сведения об операциях должны передаваться в ОФД в течение 30 дней. Если этого не происходит, необходимо связаться со специалистами и проверить соединение.

Обязательные документы по кассе

Несмотря на освобождение от заполнения некоторых типовых форм по наличным расчетам, часть документов осталась обязательной:

Кассовая книга

Рис. 1. Унифицированный бланк КО-4

Рис. 1. Унифицированный бланк КО-4

Заполняется исключительно за те дни, в течение которых осуществлялось какое-либо движение наличных денежных средств:

  • Вручную: на утвержденном Правительством бланке, который необходимо прошить и пронумеровать до начала заполнения. Информация фиксируется согласно расходным и приходным кассовым ордерам. В конце смены осуществляется сверка наличности в кассе и итогов заполнения книги, данные заверяются подписью.
  • На компьютере с последующей распечаткой: данные отображаются в специализированных бухгалтерских программах, например, 1С: Торговля или в офисных приложениях Microsoft. По истечении смены ответственное за заполнение книги лицо распечатывает все страницы и передает 2 экземпляра на подпись бухгалтеру.
  • В цифровом формате: книга формируется полностью в электронном варианте без дальнейшей распечатки. Для заверки информации используются электронно-цифровые подписи ответственных лиц. Преимущества способа заполнения: безопасность данных, защита от утери сведений, отсутствие ошибок при заполнении документа.
Следует иметь в виду! Ответственность за внесение информации о движении наличности в книгу теперь может быть возложена не на кассира, а на другого уполномоченного сотрудника компании.

Скачать бланк книги по форме КО-4

Приходный кассовый ордер

Рис. 2. Бланк ПКО

Рис. 2. Бланк ПКО

Первичный документ, необходимый для отображения поступлений наличности в кассу предприятия. Согласно новым правилам, ПКО может быть заполнен на основании фискальных документов онлайн-оборудования – данных, переданных по установленным форматам в контролирующие органы в форме чека, бланка строгой отчетности. Если документ составляется в электронном виде, то корешок квитанции можно не распечатывать, а отправлять на электронный адрес вносителя средств.

Скачать бланк ПКО

Расходный кассовый ордер

Рис.3 РКО

Рис.3 РКО

Первичный документ, необходимый для отображения расходования наличности из кассы организации. Согласно новым правилам, РКО может быть заполнен на основании фискальных документов онлайн-касс.

Скачать бланк РКО

Кассовые чеки

Должны быть выбиты на каждую приходную операцию и переданы покупателю в бумажном виде (дополнительно в электронном формате на адрес электронной почты по требованию). Документ должен содержать основные реквизиты, прописанные в законе (включая систему налогообложения компании – продавца, QR-код и т. д.). В удаленной местности допустима печать бланков строгой отчетности.

Авторское дополнение! С 01 января 2019 года изменяются некоторые реквизиты чеков. Необходимо заранее обратиться к обслуживающей организации для получения обновления программного обеспечения.

Для отображения нестандартных ситуаций в онлайн-кассе доступны отдельные форматы чеков:

  • Чек коррекции – для отображения несоответствия наличной выручки в кассе данным, переданным в ОФД. Такая ситуация может происходить, если кассир не воспользовался онлайн-кассой при расчете с покупателем, был перебой электроэнергии в торговой точке, и кассовая смена длилась более 24 часов, кассир обнаружил неверную итоговую сумму чека после ухода клиента и т. д.
  • Чек с признаком возврата прихода – оформляется при возврате товаров и услуг клиентом или при обнаружении неправильных итогов по чеку в присутствии покупателя.

Какие документы при работе с онлайн-кассой можно не оформлять

Модернизация расчетов наличными между контрагентами и переход на новое онлайн-оборудование привели к освобождению от заполнения многих первичных документов. Так, необязательным при использовании онлайн-касс стало заполнение унифицированных форм КМ-1 – КМ-9, среди которых журнал кассира-операциониста, справка-отчет кассира, сведения о показаниях счетчиков и выручке и т. д. Данные этих отчетов новыми моделями онлайн-касс фиксируются автоматически в памяти фискального накопителя.

Примечание! Заполнение данных отчетов может осуществляться теперь по желанию ответственного лица в свободной форме.

Исключения

Согласно законодательству, индивидуальные предприниматели могут не придерживаться разработанной кассовой дисциплины и могут не формировать документы по унифицированным формам. В этом случае обязательна только печать и выдача покупателям кассовых чеков (БСО в некоторых случаях).

Также исключением являются организации, не перешедшие на онлайн-кассы в 2018 году: право не заполнять формы КМ1 – КМ9 на них не распространяется, поэтому кассовая дисциплина остается без изменений до момента модернизации оборудования.

Штрафные санкции

Нарушение кассовой дисциплины приводит к наложению штрафных санкций не только на организацию, но и на должностных лиц:

  • Невыдача кассового чека или БСО: штраф от 10 тыс. рублей для юридических лиц (от 40 тыс. для ответственного лица).
  • Неприменение ККТ: от 10 тыс. рублей при первом нарушении, остановка деятельности при повторном нарушении.
  • Нарушение правил кассовой дисциплины: от 4 тыс. рублей для ответственного лица (от 40 тыс. рублей для юридических лиц). В данном случае к нарушению кассовой дисциплины относят отсутствие заполненной кассовой книги, ПКО и РКО в бумажном виде или электронном формате.

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть