Онлайн кассы и кассовые документы по новым правилам

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

Кассовые документы

От каких унифицированных форм можно отказаться?

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №470, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

Однако мнение чиновников носит рекомендательный характер. Поэтому предприниматель имеет право применять онлайн кассы и кассовые документы старых образцов или же может полностью отказаться от следующих форм:

  • Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
  • Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
  • Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
  • Формы КМ-4 – журнала, заполняемого кассиром операционистом;
  • Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
  • Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
  • Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года. 

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций Санкции, применяемые к юридическому лицу Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата 75-100% от выручки 25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб. Приостановление деятельности на сок до 90 дней Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы Штраф – 5000 – 10 000 руб. Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ Штраф – 10 000 руб. Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ

Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

  • с применением бумажных бланков вручную;
  • на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
  • в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

  • в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
  • в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Скачать бланк кассовой книги.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Скачать бланк приходно-кассового ордера.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Фото 5. Разменные деньги в кассе

Фото 5. Разменные деньги в кассе

Причем данные о выдаче разменной монеты помимо РКО заносятся:

  • в кассовую книгу (форму КО-5);
  • в книгу учета выданных и полученных ден.средств кассиром (форму КО-5) при наличии старшего кассира.

Важный момент! Внесение правок в приходные и расходные ордера не допускается.

Скачать бланк расходно кассового ордера. 

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.