Облачная онлайн-касса: как торговать без кассового аппарата

Как работает облачная касса?

Облачная касса – это кассовая программа с подключенным к ней фискальным накопителем. Она подсоединяется к вашему сайту, с которого вы принимаете платежи. Только покупателю облачная касса выдает не печатный чек, а отправляет электронный по смс или почте.

Фискальный накопитель в облачной кассе – это физическое устройство. Он передает данные о платежах в ФНС и хранит их. Касса с фискальным накопителем находится в дата-центре – специальном хранилище облачных касс.

Поясним на примере, как работает облачная касса, которая подключена к вашему интернет-магазину.

1. Клиент оплачивает товар в интернет-магазине банковской картой.
2. Ваш банк или электронные платежные системы подтверждают поступление платежа.
3. Информация об успешной оплате передается на облачную кассу.
4. Удаленная касса формирует электронный чек и отправляет его покупателю. Одновременно передает данные об оплате в ОФД.
5. Покупатель получает чек на e-mail, а ОФД отправляет данные в ФНС.

Удобно? Да, не надо думать о том, как выбрать кассовый аппарат, где его хранить и т.д. Именно поэтому облачную кассу выбирают владельцы интернет-магазинов, которые ведут торговлю только через Интернет без пунктов выдачи и торговых точек.

Если и вы остановились на таком варианте, возникает следующий вопрос – как выбрать облачную кассу? И на что обратить внимание?

Рассказываем обо всем по порядку.

Как выбрать облачную кассу?

Итак, вы берете облачную кассу в аренду.

1. Для начала определитесь с поставщиком услуг, то есть компанией, у которой вы арендуете облачную кассу. Сравните варианты по цене, условиям обслуживания, почитайте отзывы коллег

На что еще обратить внимание при выборе облачной кассы

• Количество транзакций в единицу времени. Для крупных интернет-магазинов иногда требуется несколько виртуальных ККТ.
• Наличие дополнительных услуг от поставщика. Регистрация в ОФД, помощь с оформлением документов в ФНС, техническое сопровождение и обслуживание кассы. Уточните про дополнительные траты.
  Обычно стоимость услуг оператора фискальных данных входит в арендную плату, а вот фискальный накопитель оплачивается отдельно. ФН бывает на 15 и на 36 месяцев. Например, цена на ФН 15 мес в среднем 7000 рублей в месяц. Подробнее о том, как выбрать ФН, читайте в нашем материале.
• Пройдите процедуру регистрации в ФНС. Об этом рассказываем дальше.

Регистрация облачной кассы в ФНС

Регистрация виртуальной кассы в ФНС происходит в несколько этапов:

1. Получение КЭП.
   КЭП или квалифицированная электронная подпись – это регламентированная 63-ФЗ специальная подпись, которая придает юридическую силу документам без каких-либо дополнительных условий. Часто КЭП еще называют ЭЦП (электронная цифровая подпись).
   Для получения КЭП предприниматель обращается в удостоверяющий центр. Список центров находится на сайте ведомства Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникации РФ по ссылке .
   Необходимые документы для получения подписи:
   • паспорт
   • СНИЛС
   • ИНН
   • ОГРНП

   Срок изготовления 1-2 дня.

2. Выбор кассы, точнее того, у кого вы будете эту кассу арендовать
3. Регистрация на сайте поставщика облачных касс (вам предложат заполнить небольшую анкету) и заключение договора с ним.
4. Регистрация кассы на сайте ФНС с помощью электронной подписи и заключение договора с ОФД. Обычно это услугу оказывают арендодатели. Не рекомендуем самостоятельно проходить регистрацию. Процедура непростая и есть риск допустить ошибку. Тогда фискальный накопитель будет испорчен и придется покупать новый.
5. Настройка кассы для работы также производится арендодателем.

Поздравляем! Касса успешно зарегистрирована.

Плюсы и минусы облачных касс

Начнем с хорошего, потому что преимуществ и правда предостаточно:

Преимущества:

• Нет затрат на покупку физической ККМ. Предприниматель просто оформляет аренду виртуальной кассы и платит в среднем от 1500 рублей в месяц.
• Централизованное техническое обслуживание. Не придется каждый раз при сбоях программы вызывать специалиста и платить. Достаточно просто обратиться в службу технической поддержки поставщика услуг.
• Удаленный контроль. Обычно компании-арендодатели облачных касс предлагают предпринимателю отслеживать все транзакции с помощью личного кабинета.

Но в использовании виртуальной кассы есть один большой недостаток – оплата покупок производится только с помощью банковских карт.

Это не такой уж и минус, если вы продаете товары только через интернет-магазин. 54-ФЗ разрешает выслать клиентам электронные чеки.

А вот для формирования бумажных чеков на пункте выдачи, например, при приеме платежей или продаже товаров, понадобится физическая онлайн-касса. И с точки зрения оптимизации затрат удобнее не устанавливать дополнительную кассу, а использовать одну для приема платежей с сайта и пункта выдачи.

И в этом случае рекомендуем присмотреться физическим онлайн-кассам, которые также работают на облачных технологиях. Такие кассы устанавливаются в пункте выдачи или выдаются курьеру и подключаются к интернет-магазину.

Если клиент оплачивает покупку в интернет-магазине, касса фоном печатает чек, отправляет его покупателю и передает данные в ОФД. То есть не мешает, когда кассир выбивает бумажные чеки.

Вам не придется покупать много ККТ, с помощью одной кассы вы “обслужите” весь бизнес.

Об этом варианте подробнее рассказываем дальше

Одна касса для всего бизнеса

Для того чтобы оптимизировать затраты при работе интернет- магазина, предлагаем воспользоваться готовым решением от кассы Лайтбокс:

Для старта работы вам потребуется одна стационарная касса. Ее необязательно покупать. Достаточно оформить аренду кассового аппарата и платить только за нужные услуги. Подробнее о правилах применения ККТ по 54-ФЗ, онлайн-кассах, стоимости аренды, рассказываем в статье.

Что дальше?

Вы устанавливаете онлайн-кассу на пункте выдачи или выдаете ее курьеру и подключаете к интернет-магазину. На кассе в пункте выдачи вы выбиваете печатные чеки, а все платежи через интернет-магазин касса фискализирует фоном, отправляет электронные чеки покупателям и передает данные в ОФД.

Это удобно, так как онлайн и офлайн продажи проходят через одну кассу.

Дополнительные преимущества:

• Синхронизация с товароучетной системой. Все товары и остатки склада хранятся в одной базе. Данные по остаткам автоматически обновляются на странице сайта, когда товар поступил, оплачен, отложен или выдан. Клиент не сможет заказать товар, который закончился на складе.
• Своевременный заказ поставщику в нужном объеме. У вас всегда «под рукой» актуальная информация об остатках на складе и неликвидных товаров.
• Контроль работы интернет-магазина в личном кабинете. В режиме онлайн вы получаете данные о выручке, статусе заказов, количестве продаж и т.д.

Для владельцев кассового сервиса «Касса Лайтбокс» мы создали бесплатное мобильное приложение « Касса Лайтбокс. Мой бизнес». Просто установите его на смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж в любой точке мира.

Планируете организовать курьерскую доставку? Тогда рекомендуем решение – онлайн-касса в смартфоне сотрудника.

• Для старта работы нужна всего одна касса и смартфоны курьеров. Касса устанавливается на пункте выдачи.
• Курьеры скачивают на мобильное устройство (смартфон) кассовое приложение Лайтбокс и подключаются к онлайн-кассе.
• Курьеры используют свой смартфон в качестве кассы и принимают оплату от клиентов.
• Данные об оплате поступают на онлайн-кассу, она фоном формирует чеки, направляет их покупателю и в ОФД.

Если у вас есть интернет-магазин, также подключите его к онлайн-кассе. Таким образом, у вас будет всего одна касса для интернет-магазина, курьерской доставки и пункта выдачи.