- Что такое онлайн-касса
- Кому нужна онлайн-касса
- Виды онлайн-касс
- Ньюджер
- Фискальный регистратор + кассовая программа
- Смарт-терминал, или умная касса
- Облачная, или виртуальная касса
- Как выбрать онлайн-кассу под разные виды бизнеса
- Какой у вас способ оплаты?
- Оплата в онлайне
- Оплата в офлайне
- Оплата и в онлайне, и в офлайне
- Есть ли у вас доставка собственными курьерами?
- Есть доставка собственными курьерами
- Нет доставки собственными курьерами
- Сколько у вас товарных позиций?
- Микробизнес
- Бизнес с 10+ товарами
- Мобильная или стационарная торговля?
- Мобильная
- Стационарная
- Сколько места на торговой точке?
- Много
- Мало
- Примеры онлайн-касс
- Что еще учесть при выборе онлайн-кассы
- Еще о 54-ФЗ
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса подключается к интернету и через ОФД передает фискальные данные в налоговую. Такой метод надежнее защищает информацию от искажения и третьих лиц по сравнению с обычными кассовыми аппаратами.
Весь этот функционал работает благодаря фискальному накопителю — он идет в комплекте с онлайн-кассой или приобретается отдельно. Этот чип сохраняет данные о расчетах, отправляет в ФНС чеки и принимает от ОФД подтверждение об их принятии.
Практически все покупки проходят через онлайн-кассы. Например, при оплате интернет-заказа. Или когда клиент платит за товар / услугу на месте получения, в том числе при курьерской доставке.
Кому нужна онлайн-касса
Онлайн-кассы обязательны для всех предпринимателей, которые ведут наличные и безналичные расчеты за товары, работы и услуги.
К исключениям относятся те, кто:
- зарегистрирован как самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Это относится как к гражданам, так и к предпринимателям. Все чеки они формируют в приложении «Мой налог» — это своего рода альтернатива онлайн-касс для них.
- ведет только безналичные расчеты с другими ИП или организациями.
- работает на ПСН и оказывает определенные виды услуг. Например, химчистка, ремонт мебели, производство изделий из кожи и т.д.
- продает сезонные овощи и фрукты, мороженое в киосках, газеты, на ярмарках и т.д. Полный список освобожденных от ККТ.
Во всех остальных случаях предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. За несоблюдение этого требования в части 2 статьи 14.5 КоАП предусмотрены штрафы:
- для юрлиц — 75-100% от суммы расчета «мимо кассы», но не менее 30 000 рублей;
- для ИП и должностных лиц — 25-50%, но не менее 10 000 рублей.
За повторное нарушение и за расчеты на сумму более миллиона рублей компания по закону должна приостановить работу на срок до 90 суток.
Виды онлайн-касс
Рассмотрим все виды кассового оборудования и его особенности.
Ньюджер
Автономный кассовый аппарат с кнопками и небольшим экраном, который работает от встроенного аккумулятора до 8 часов или от сети. Компактные размеры позволяют применять его как для стационарной, так и для мобильной торговли.
Ньюджер включает самое основное для соблюдения 54-ФЗ — фискальный накопитель или возможность его подключить и ПО для выполнения ключевых операций: продажи, возвраты, коррекции.
Стоит отметить, что этот вид касс подходит для работы в любых условиях, в том числе на улице, в неотапливаемом помещении, при высокой влажности и т.д. Пожалуй, на этом достоинства заканчиваются.
Примитивной встроенной кассовой программы достаточно только для работы с небольшим количеством товаров. Вести продажи можно, но при условии, что их не очень много. Анализ данных и товарный учет практически невозможны.
Еще серьезное ограничение — для обновления ПО придется нанимать специалиста, а это дополнительные затраты.
В целом этот вид касс мы не рекомендуем использовать, он подойдет, только если вы продаете 2-3 товара.
Фискальный регистратор + кассовая программа
Кассовый аппарат без дисплея с возможностью печатать чеки. Как правило, регистраторы стационарные, а значит, подходят для магазинов, заведений общепита и центров услуг. Есть и с беспроводным подключением для курьерских служб и выездной торговли.
Сам по себе фискальный регистратор не работает, нужно:
-
подключить его к внешнему устройству — компьютеру, планшету или смартфону;
-
установить на это устройство кассовую программу, которая будет отправлять запросы на печать чеков и записывать данные для передачи в ОФД;
-
приобрести сканер штрихкодов, банковский терминал и другое сопутствующее оборудование в зависимости от целей.
Вот краткий алгоритм, как действует все в совокупности:
-
При сканировании штрихкода данные о товаре поступают в кассовую программу.
-
После оплаты наличными или картой данные — в фискальный регистратор.
-
Он создает и печатает чек, если покупателю нужен бумажный экземпляр.
-
Регистратор отправляет электронную версию чека в ОФД.
Таким образом, функции фискального регистратора — печать чеков и передача данных по расчетам в ФНС.
Смарт-терминал, или умная касса
Кассовый аппарат с сенсорным экраном и возможностью печатать чеки. В отличие от фискального регистратора, смарт-терминал работает «из коробки», при этом доступна почти вся функциональность систем с фискальным регистратором.
Программная начинка обновляется автоматически. Терминал позволяет выполнять функции онлайн-кассы, учетной системы и автоматизации бизнеса. В личном кабинете, который находится в облаке, в некоторых случаях можно вести товарный учет с любого устройства.
Умные кассы могут быть стационарными и мобильными.
Облачная, или виртуальная касса
Виртуальная касса с кассовой программой и фискальным накопителем для торговли в онлайн-режиме. Вариант для ситуаций, когда выдать печатный чек в месте расчетов затруднительно или невозможно, проще отправить электронный на телефон или email покупателя, тем более закон 54-ФЗ это позволяет.
Статья в тему: Электронные чеки: как перейти и отправлять покупателям
Сам аппарат находится в дата-центре, компания использует его по интернету с любого устройства либо подключает по API к платежной системе сайта.
Виртуальная касса подойдет, если клиенты оплачивают:
-
с сайта или из приложения;
-
по месту доставки;
-
через вендинговые аппараты.
Основные плюсы виртуальной кассы по сравнению со всеми аналогами — это, во-первых, возможность не носить с собой кассовый аппарат и при этом иметь доступ ко всем необходимым функциям через приложение на смартфоне.
Во-вторых, ответственность за поддержание кассы в рабочем состоянии и за подключение к интернету и электропитанию несет персонал дата-центра в режиме 24/7.
Для сравнения в таблице — основные технические параметры каждого вида ККТ.
Критерий / Вид онлайн-касс | Ньюджер | Смарт-терминал | Устройство + фискальный регистратор | Облачная касса |
из чего состоит | кнопки и дисплей | сенсорный экран и принтер чеков |
компьютер, ноутбук, планшет или смартфон с установленным кассовым ПО + ФР (коробка без дисплея с печатающим механизмом) |
ККТ с фискальным накопителем в дата-центре с удаленным доступом |
можно ли добавить дополнительные функции | нет | можно скачать и установить кассовое приложение, в некоторых ККТ есть встроенный эквайринг | возможность подключить сканер штрихкодов, денежный ящик, дисплей покупателя и другое торговое оборудование; можно добавить практически любые функции благодаря подключению к устройству | через приложение на смартфоне |
от чего работает | внутренний аккумулятор или сеть | внутренний аккумулятор | устройство, к которому подключаете ФР | устройство, с которого подключаетесь к облачной кассе |
как передает данные | WiFi, оператор сотовой связи | интернет, WiFi, сим-карта |
Как выбрать онлайн-кассу под разные виды бизнеса
Универсального варианта для всех компаний не существует. Какой из четырех типов подходит именно вам, зависит от того, как вы принимаете оплату от клиентов, сколько у вас товаров, есть ли доставка и других бизнес-процессов и особенностей торговли.
В целом для начинающего предпринимателя достаточно смартфона и ККТ. Если чеков немного, это позволит сэкономить на начальном этапе и разобраться, что именно нужно для бизнеса.
Чтобы касса соответствовала всем запросам и материальным возможностям бизнеса, важно оценить, во сколько обойдется ее внедрение и эксплуатация. Обычно у дешевых решений ресурс печати небольшой, значит, они подойдут тем, у кого немного чеков в день. При этом высок риск выхода из строя.
Разберем последовательно все, что нужно учитывать при выборе онлайн-кассы.
Какой у вас способ оплаты?
Оплата в онлайне
Если ваши клиенты оформляют заказы и оплачивают их на сайте, используйте облачную кассу. Через них проходят платежи и формируются чеки 24/7/365.
Облачные кассы необходимы для интернет-магазинов, когда весь покупательский путь проходит в онлайне: от выбора товара до оплаты. Они позволяют подключаться через приложение на смартфоне и принимать оплату через него, например, при разъездной торговле или доставке курьером.
Оплата в офлайне
Для торговли вне интернета, когда человек приходит в магазин, офис или пункт выдачи за товаром и оплачивает его на месте, подойдут обычные (невиртуальные) онлайн-кассы. Например, стационарный смарт-терминал, а при большом количестве клиентов — устройство с фискальным регистратором и сканером штрихкодов.
Оплата и в онлайне, и в офлайне
Если вы предлагаете клиентам возможность оплаты и на сайте, и в офлайн-точке, нужны два вида онлайн-касс: облачная и стационарная.
Далее для тех, кто так или иначе принимает оплату в онлайне, при выборе ККТ важен ответ на следующий вопрос.
Есть ли у вас доставка собственными курьерами?
Есть доставка собственными курьерами
Для ситуаций, когда клиент получает посылку от вашего курьера и в тот же момент рассчитывается, подойдет мобильный смарт-терминал.
Еще удобнее будет стационарная касса с фискальным регистратором и возможностью подключения через мобильное приложение. В этом случае курьеров может быть несколько, а пробивать чеки они будут, удаленно подключаясь к онлайн-кассе, которая стоит у вас в офисе.
Хотя закон разрешает печатать чек заранее и передавать лично клиенту при доставке, это неудобно. На практике люди часто заказывают несколько вещей, чтобы выбрать при получении только то, что подойдет. Если у курьера на смартфоне есть приложение Касса МойСклад, такой проблемы не будет. Оно скорректирует заказ и оформит продажу тех товаров, которые клиент оплатит по факту.
Приложение позволяет удаленно подключаться к кассе, в том числе облачной, со смартфона. То есть оформлять продажи можно где угодно, что особенно удобно для работы курьеров. У Кассы МойСклад есть интеграция с онлайн-кассой АТОЛ.
Как все работает?
-
Подключаетесь удаленно к компьютеру, где стоят Касса МойСклад и АТОЛ.Онлайн.
-
Оформляете продажу и пробиваете чек через приложение на телефоне.
-
Приложение отправляет данные в онлайн-кассу на компьютере.
-
Касса формирует чек и отправляет покупателю на электронную почту.
То есть у вас может быть одна касса, а интернет-магазинов, курьеров, отделов — сколько угодно.
Нет доставки собственными курьерами
Варианты следующие:
-
у вас есть доставка, но вы пользуетесь услугами курьерских служб или платежных агрегаторов, принимаете оплату через сторонние пункты выдачи. В этом случае использовать онлайн-кассы необязательно.
-
у вас нет доставки вообще, вы принимаете платежи только в офлайн-точке, поэтому удобно использовать стационарные онлайн-кассы.
Если вы принимаете оплату исключительно в офлайне, ориентируйтесь на количество товарных позиций.
Сколько у вас товарных позиций?
Задача предпринимателя — не переплатить при покупке торгового оборудования, но при этом не нарушать закон об онлайн-кассах и обеспечить все технические возможности, необходимые для ведения торговли.
Микробизнес
Автономная касса и ньюджер — это бюджетные варианты для микробизнеса с объемом номенклатуры буквально в 2-3 товарные позиции. Этого достаточно для небольших киосков, закусочных, точек на рынке. Если товаров больше десятка, с автономными кассами работать будет сложно.
С возможностями ньюджеров торговать маркированными товарами затруднительно: для приемки дополнительно понадобится компьютер и 2D-сканер. Естественно, ни о каком товарном учете не может быть и речи — для этого лучше рассмотреть более продвинутые решения.
Бизнес с 10+ товарами
Оптимальным решением будет комбинация кассовой программы и фискального регистратора с функцией передачи данных, особенно если магазину нужно больше, чем просто печатать чеки.
Во-первых, фискальный регистратор — часть системы. Многие его функции позволяют ускорить работу с очередями в кассу. Есть модели с высокой скоростью печати чеков (80−100 мм в секунду) и надежностью печатного механизма, с автоотрезом чеков и автономным режимом работы за счет аккумулятора.
Во-вторых, чем больше возможностей у кассовой программы, установленной на устройстве, тем больше специфических задач она может решать. Например, поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами, совмещение нескольких систем налогообложения на одной кассе.
Эти и другие функции доступны в Кассе МойСклад. Она работает при удаленном подключении с любого устройства и доступна бесплатно.
Скачать Кассу МойСклад
Мобильная или стационарная торговля?
Мобильная
Мобильные умные кассы — вариант для продаж вне торговой точки, например, при доставке. Часто их используют также для заведений общепита, где официант принимает заказы от клиентов, а затем передает их повару и бармену. Некоторые кассы включают также терминал для приема оплаты по банковским картам, либо его можно докупить отдельно.
Кроме того, вести мобильную торговлю можно, если подключиться к стационарной кассе удаленно через приложение Касса МойСклад со смартфона. Для этого нужен компьютер с ФР и установленной кассовой программой. Находиться он может где угодно, например, в офисе.
Стационарная
Функционала смарт-терминала достаточно, чтобы соответствовать требованиям 54-ФЗ. Он позволяет решать основные задачи — хранить номенклатуру, печатать наименования в чеках, работать с маркировкой, ЕГАИС и т.д.
Больше возможностей дает устройство с установленной кассовой программой и фискальным регистратором:
-
в ФР нет ограничений по увеличению встроенной памяти;
-
можно вносить изменения в базу данных ФР в любое время, тогда как в другом ККТ либо такой функции нет, либо можно это сделать только после завершения смены;
-
помимо чеков можно формировать другие учетные документы;
-
можно выводить и просматривать на экране устройства всю информацию о любом товаре.
Также при выборе между компьютером и смарт-терминалом учитывайте проходимость вашей торговой точки. Если у вас один клиент в час с высоким чеком, можно использовать смарт-терминалы. Если есть очереди, нужно много сканировать, удобнее это делать с компьютера.
Сколько места на торговой точке?
Много
Здесь все очевидно: можно использовать любое оборудование исходя из технических характеристик без учета того, сколько место оно займет.
Мало
Если есть ограничения по пространству, можно использовать компактный смарт-терминал. Если его возможностей недостаточно для работы, рассмотрите вариант с фискальным регистратором.
Несмотря на то, что при подключении ФР для работы нужно сразу много аппаратуры, достаточно компактного системного блока, экрана на 15 дюймов, плюс беспроводные клавиатура и мышь, если используете компьютер.
Если использовать смартфон, это дает возможность контролировать сразу несколько торговых точек.
Примеры онлайн-касс
Предложений по моделям на рынке много — как выбрать подходящее?
Разберем онлайн-кассы всех видов, которые пользуются наибольшим спросом.
Как мы ранее выяснили, ньюджеры — для микробизнеса. Ему нужна онлайн-касса прежде всего для печати чеков.
Самая популярная модель — АТОЛ 92Ф. Ее отличительные черты:
-
невысокая стоимость;
-
интеграция с личным онлайн-кабинетом;
-
простота использования по принципу «Включи и работай».
Смарт-терминалы подойдут для небольших магазинов и сферы услуг с более высокими запросами, чем просто соответствие 54-ФЗ.
Мобильная касса MSPOS-K отличается компактностью, подойдет для магазинов и кафе с небольшим потоком людей, например, книжных лавок, кондитерских, магазинов обуви, «островков» в торговых центрах, а также для курьерских служб и сферы услуг.
В комплект входят:
-
встроенная камера как замена 2D-сканера штрихкодов;
-
фискальный регистратор с накопителем.
Один из самых популярных стационарных аппаратов с передачей данных в режиме онлайн — Эвотор 7.2. Это компьютер + фискальный накопитель на базе Android + принтер чеков в одном компактном корпусе. Он включает бесплатную программу для кассира и возможность управлять удаленно через интернет.
К Эвотору можно подключить денежный ящик, весы и другое торговое оборудование.
Кроме того, у Эвотора есть интеграция с товароучетной системой МойСклад. Это позволяет:
-
выгружать номенклатуру из МоегоСклада на терминал;
-
с терминала получать отчеты о продажах;
-
управлять несколькими аппаратами Эвотор из МоегоСклада.
Попробовать МойСклад
Из ограничений: при покупке кассы Эвотор вы получаете только базовые функции. Если чего-то не хватает для работы, например, маркировки или даже загрузки товаров из Excel, придется устанавливать платные приложения из магазина Эвотора.
Какую марку принтера чеков с фискальным накопителем выбрать?
АТОЛ разрабатывает модели специально под малый бизнес. Линейка широкая, можно выбрать варианты в зависимости от количества клиентов. Например, АТОЛ 30Ф — для небольшого потока, а АТОЛ 55Ф — для серьезного.
АТОЛ 30Ф
АТОЛ 30Ф
АТОЛ 55Ф
По функционалу ФР + кассовая программа на устройстве — самый технически продвинутый вариант. В том числе, благодаря тому, что вы используете кассовую программу. При сравнении разных моделей обратите внимание:
-
какие функции включены и хватит ли вам их;
-
нужно ли платить за ПО или докупать отдельно дополнительные функции / приложения;
-
нужно ли платить за обновление ПО, как оно происходит — автоматически, или придется нанимать технического специалиста.
Касса МойСклад доступна бесплатно, при этом поддерживает все актуальные требования законодательства, так как регулярно обновляется в автоматическом режиме. Например, за маркировку товаров не нужно отдельно доплачивать, просто берете и пользуетесь. Легко подключить популярные модели фискальников. Работает на любом устройстве.
Скачать Кассу МойСклад
Сравнительная таблица моделей касс, которые мы рассмотрели:
Онлайн-касса | Автономная работа | Скорость печати | Ширина чековой ленты | Автоотрез чеков | Способ подключения к интернету | Масса | Работа с ЕГАИС | Работа с маркировкой |
АТОЛ 92Ф |
до 8 часов |
75 мм/сек |
57 мм |
– |
WiFi, 2G, Ethernet, Bluetooth |
0,5 кг |
– |
только выбытие в соответствии с ФФД 1.2 |
MSPOS-K |
1000 чеков при непрерывной работе |
70 мм/сек |
40 мм |
– |
WiFi, 3G |
0,5 кг |
+ |
+ |
Эвотор 7.2 |
8-14 часов |
70 мм/сек |
57 мм |
+ |
Wi-Fi (протокол IPv4), Bluetooth 4.0, GSM 2G, 3G, карта полноразмерная, mini-SIM |
1,2 кг |
только с помощью платного приложения |
только с помощью платного приложения |
АТОЛ 30Ф |
работает от сети |
средняя |
57 мм |
– |
WiFi, 2G, 3G |
0,36 кг |
в зависимости от возможностей кассовой программы |
|
АТОЛ 55Ф |
200 мм/сек |
58 мм или 44 мм |
+ |
Ethernet или WiFi |
1,2 кг |
|||
ШТРИХ-М |
нет |
150 мм/сек |
80 мм |
+ |
Ethernet или WiFi |
3,4 кг |
||
Viki Print |
100 мм/сек |
57 мм |
+ |
Ethernet или WiFi |
0,8 кг |
Из облачных онлайн-касс для любых типов бизнеса подойдет «Атол Онлайн». Этот вариант позволяет:
-
формировать расчетные документы при продаже;
-
настраивать интеграцию с популярными CMS, CRM, системами учета, платежными агрегаторами, банками;
-
контролировать платежи и услуги в режиме одного окна.
Что еще учесть при выборе онлайн-кассы
-
Место кассира
Подумайте заранее, хватает ли места для товаров, где будут находиться пакеты, денежный ящик, сама ККТ, детектор банкнот, расходные материалы, сканер, весы и т.д.
-
Характеристики ПК
4 Гб оперативной памяти как минимум, SSD жесткий диск, чтобы не тратить время на перезагрузки, блок питания и процессор не старше 7 лет.
-
Фискальные накопители
Как правило, касса продается вместе с фискальным накопителем. По истечению срока действия его нужно менять.
Выбирайте накопитель в зависимости от вида бизнеса. Для малого подойдет только сроком на 36 месяцев.
Не забывайте менять накопитель вовремя, чтобы не попасть на штрафы. Для ИП это порядка 1 500-3 000 рублей.
-
Платформа кассового приложения: Windows / Linux, Android / iOS
Важно понимать, как построены процессы в торговле. Если кассир принимает оплату только на своем месте и никуда не выходит, лучше всего Windows или Linux. Если ходит по магазину, складу и собирает заказ, удобнее будет приложение в телефоне.
У МоегоСклада также есть кассовое приложение под iOS. Это значит, что iPhone, iPad и iPod touch можно использовать как полнофункциональную кассу. Например, к нему можно по WiFi подключать фискальный регистратор АТОЛ, сканировать штрихкоды камерой, использовать удобный планшетный режим для iPad.
-
Что еще нужно купить, кроме кассы
Если планируете принимать оплату банковской картой, дешевле сразу купить кассу с эквайрингом, чем покупать банковский терминал отдельно: его стоимость в среднем составляет 20 000 тысяч рублей. А для наличных есть денежные ящики — они подключаются к ККТ.
Для магазинов с большим ассортиментом товаров нужен сканер штрихкодов, чтобы быстро находить нужный товар. При торговле маркированным товаром подойдет 2D-сканер, в остальных случаях — 1D-сканер.
К кассовой программе МоегоСклада можно подключить популярные модели торговой техники, в том числе фискальные регистраторы от АТОЛ, Штрих-М и Viki Print.
Программа работает на любом компьютере, ноутбуке и планшете и позволяет управлять каким угодно количеством розничных точек.
Для полноценной автоматизации магазина одной онлайн-кассы недостаточно. Поэтому в решение включена товароучетная система МойСклад с возможностью управлять любым количеством розничных точек.
С помощью МоегоСклада вы можете:
- контролировать выручку в режиме онлайн;
- запустить программу лояльности для покупателей;
- вести базу поставщиков;
- вести складской учет;
- печатать ценники и этикетки со штрихкодами;
- экспортировать данные в 1С:Бухгалтерию 8 для составления налоговой отчетности.
Попробовать МойСклад
Читайте также:
- Онлайн-кассы в 2022 году. 54‑ФЗ в вопросах и ответах
- Штрафы за нарушения по онлайн‑кассам в 2022 году
- Эквайринг: как подключить и преимущества для бизнеса
Поделиться статьей:CкопироватьСкопированоПодпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы вовремя узнавать об изменениях законодательства
Подписаться на рассылку Вы подписаны на рассылку!Для вас подарок — 1000 рублей при регистрации в МоемСкладе. Это сервис для учета товаров и торговли по нескольким каналам: есть готовые интеграции с интернет-магазином, маркетплейсами, ВКонтакте, доставкой.Получить бонусРегистрируясь в сервисе МойСклад, вы принимаете условия
договора-оферты.
Еще о 54-ФЗ
- Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2022 году
- Обязательные реквизиты чеков ККТ и БСО в 2022 году
- Как снять с учета онлайн-кассу
- https://www.MoySklad.ru/poleznoe/izmenenija-v-54-fz/onlajn-kassa-dlja-magazina/