Сервис Диадок

Мобильность в сфере бизнеса дает Диадок. Для обмена электронными документами потребуется любой современный девайс. Первичка больше не потеряется, бухгалтер своевременно отразит сделку в учете. Оперативно даст информацию по сделке и оплате товаров, услуг.

Функционал электронного модуля

Система электронного документооборота Диадок ‒ это организатор для обмена и хранения формальной и неформальной документации организации.

Таблица 1. Схема работы Диадок

Модуль Диадок электронный документооборот дает возможность открывать доступ к договорам, актам, приказам сразу нескольким сотрудникам для согласования рабочих вопросов. Финансовые, авансовые отчеты, письма можно направить персонально в бухгалтерию.

Официальная переписка ведется по защищенным каналам, заверяется цифровой электронной подписью.

[attention type=green]Обратите внимание! Электронные документы имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами. Но печатать их дополнительно не требуется.[/attention]

Стоимость работы в системе Диадок

Цена за подключение услуги зависит от объема сообщений. Тарифицируются все входящие документы от 9 рублей. В среднем расходы составят около 4 000 рублей в год.

Дополнительно потребуется единожды оплатить выпуск сертификата цифровой подписи (СКЗИ). Это обойдется в 3 000 рублей. Ключ (КЭП) для заверения документов находится на специальном устройстве с усиленной защитой. Носитель приобретается в СКБ-контур или сохранить сертификат на личном устройстве абонента. Помощь специалиста Диадок стоит 2 600 рублей в час.

Как подключиться к бесплатной версии

Познакомиться со всеми функциями и особенностями Диадок можно через демо-версию. Зарегистрироваться на сайте контур Экстерн. В личном кабинете указать:

• сведения абонента (ФИО, контакты);
• статус сертификата;
• доступные сервисы и бонусы.

Тестовая версия имеет быстрый переход к основным сервисам СКБ контур:

• нормативно-правовая база (кодексы, законы, постановления);
• бухгалтерский модуль для расчета выплат сотрудникам и формирования отчетности;
• ОФД – при работе с ККТ.

В сервисе Диадок можно работать двумя способами. С ключом для подписи при отправке документов или без него. В этом случае абонент будет только получать письма.

Порядок подключения к расширенной версии

В системе СКБ контур можно оставить заявку на оформление КЭП через интернет. Сервисный центр подпишет с организацией договор на обслуживание, согласие на обработку персональных данных и оформит КЭП. Для этого необходимы ИНН и КПП организации.

Регистрация в системе происходит по принципу создания электронной почты. Отличие лишь в использовании цифровой подписи. Заходя в систему, носитель ключа ЭП должен находиться в компьютере. Для идентификации ключа потребуется установка КриптоПро.

На рабочем столе кабинета в разделе «платежные настройки» нужно проверить подключение тарифа. Пройти обязательную процедуру привязки абонента к Google AdWords, и система готова к приему и отправке сообщений.

Стандартный процесс подключения абонента занимает несколько дней. Большая часть срока занимает выпуск СКЗИ и ключа подписи.

[attention type=green]Важно! Если организация уже сотрудничает с сервисом «Отчетность экстерн», то новый ключ формировать не обязательно.[/attention]

Особенности мобильной работы

Сервис Диадок позволяет работать без привязки к рабочему месту. Вход осуществляется через доступное мобильное устройство, чужой компьютер. Режим доступа сохраняется круглосуточно.

Система адаптирована к программному обеспечению iOS и Android. Мобильное приложение (скачать на сайте контур) внешне похоже на электронную почту. Интеграция позволяет абоненту:

• просматривать электронные документы и сообщения;
• оставлять комментарии, подписывать документы;
• оперативно получать сведения по всем событиям.

Контактирование модуля с бухгалтерской базой 1С осуществляется в обе стороны:

• из 1С выгружаются счета на оплату, отгрузочные накладные, акты на выполненные работы и услуги;
• полученные от партнеров документы загружаются в 1С без необходимости печатать их на бумаге;
• все бланки держатся на контроле. Устаревшая форма не пройдет проверку в нормативной системе;
• посредством Диадок выгружаются отчеты и контрольные документы по налогу на добавленную стоимость (книги покупок и продаж, журналы регистрации счетов-фактур).

Дополнительные преимущества

Модуль настроен на постоянный контроль процессов организации. Система сообщит:

• о новых сообщениях от руководителя и любого сотрудника;
• об окончании срока для ответа на запрос налоговой службы;
• о приближении важных событий: отчетность, обязательные платежи, проведение сверки.

Дополнительно можно воспользоваться площадкой для поиска государственных заказов.

Решен наболевший вопрос хранения финансовых и бухгалтерских документов. ЭДО позволяет выгружать файлы на жесткий диск. Создавать мобильный архив всей переписки. Займет в организации не так много места, как бумажные версии.