Диадок электронный документооборот. Обзор сервиса, функции, цена

Мобильность в сфере бизнеса дает Диадок. Для обмена электронными документами потребуется любой современный девайс. Первичка больше не потеряется, бухгалтер своевременно отразит сделку в учете. Оперативно даст информацию по сделке и оплате товаров, услуг.Диадок электронный документооборот. Обзор сервиса, функции, цена

 

Функционал электронного модуля

Система электронного документооборота Диадок ‒ это организатор для обмена и хранения формальной и неформальной документации организации.

Таблица 1. Схема работы Диадок

Сотрудникам Контрагентам Государственные органы
  • распоряжения по отделам и лично персоналу;
  • объяснительные и докладные записки кадровику;
  • договорные документы на согласование руководителю;
  • бухгалтеру (с загрузкой в 1С типовые конфигурации).
  • договоры, соглашения, приложения к контракту;
  • накладные, акты на выполненные работы/услуги;
  • счета-фактуры;
  • деловые сообщения.
  • пояснения к декларациям;
  • ответы на запросы по камеральной, встречной проверке;
  • книги покупок/продаж;
  • первичные акты, накладные, УПД;
  • журнал выставленных и полученных счетов – фактур.

Модуль Диадок электронный документооборот дает возможность открывать доступ к договорам, актам, приказам сразу нескольким сотрудникам для согласования рабочих вопросов. Финансовые, авансовые отчеты, письма можно направить персонально в бухгалтерию.

Официальная переписка ведется по защищенным каналам, заверяется цифровой электронной подписью.

Обратите внимание! Электронные документы имеют юридическую силу наравне с бумажными аналогами. Но печатать их дополнительно не требуется.

Стоимость работы в системе Диадок

Цена за подключение услуги зависит от объема сообщений. Тарифицируются все входящие документы от 9 рублей. В среднем расходы составят около 4 000 рублей в год.

Дополнительно потребуется единожды оплатить выпуск сертификата цифровой подписи (СКЗИ). Это обойдется в 3 000 рублей. Ключ (КЭП) для заверения документов находится на специальном устройстве с усиленной защитой. Носитель приобретается в СКБ-контур или сохранить сертификат на личном устройстве абонента. Помощь специалиста Диадок стоит 2 600 рублей в час.

Как подключиться к бесплатной версии

Познакомиться со всеми функциями и особенностями Диадок можно через демо-версию. Зарегистрироваться на сайте контур Экстерн. В личном кабинете указать:

  • сведения абонента (ФИО, контакты);
  • статус сертификата;
  • доступные сервисы и бонусы.

Тестовая версия имеет быстрый переход к основным сервисам СКБ контур:

  • нормативно-правовая база (кодексы, законы, постановления);
  • бухгалтерский модуль для расчета выплат сотрудникам и формирования отчетности;
  • ОФД – при работе с ККТ.

В сервисе Диадок можно работать двумя способами. С ключом для подписи при отправке документов или без него. В этом случае абонент будет только получать письма.

Порядок подключения к расширенной версии

В системе СКБ контур можно оставить заявку на оформление КЭП через интернет. Сервисный центр подпишет с организацией договор на обслуживание, согласие на обработку персональных данных и оформит КЭП. Для этого необходимы ИНН и КПП организации.

Регистрация в системе происходит по принципу создания электронной почты. Отличие лишь в использовании цифровой подписи. Заходя в систему, носитель ключа ЭП должен находиться в компьютере. Для идентификации ключа потребуется установка КриптоПро.

На рабочем столе кабинета в разделе «платежные настройки» нужно проверить подключение тарифа. Пройти обязательную процедуру привязки абонента к Google AdWords, и система готова к приему и отправке сообщений.

Стандартный процесс подключения абонента занимает несколько дней. Большая часть срока занимает выпуск СКЗИ и ключа подписи.

Важно! Если организация уже сотрудничает с сервисом «Отчетность экстерн», то новый ключ формировать не обязательно.

Особенности мобильной работы

Сервис Диадок позволяет работать без привязки к рабочему месту. Вход осуществляется через доступное мобильное устройство, чужой компьютер. Режим доступа сохраняется круглосуточно.

Система адаптирована к программному обеспечению iOS и Android. Мобильное приложение (скачать на сайте контур) внешне похоже на электронную почту. Интеграция позволяет абоненту:

  • просматривать электронные документы и сообщения;
  • оставлять комментарии, подписывать документы;
  • оперативно получать сведения по всем событиям.

Контактирование модуля с бухгалтерской базой 1С осуществляется в обе стороны:

  • из 1С выгружаются счета на оплату, отгрузочные накладные, акты на выполненные работы и услуги;
  • полученные от партнеров документы загружаются в 1С без необходимости печатать их на бумаге;
  • все бланки держатся на контроле. Устаревшая форма не пройдет проверку в нормативной системе;
  • посредством Диадок выгружаются отчеты и контрольные документы по налогу на добавленную стоимость (книги покупок и продаж, журналы регистрации счетов-фактур).

Дополнительные преимущества

Модуль настроен на постоянный контроль процессов организации. Система сообщит:

  • о новых сообщениях от руководителя и любого сотрудника;
  • об окончании срока для ответа на запрос налоговой службы;
  • о приближении важных событий: отчетность, обязательные платежи, проведение сверки.

Дополнительно можно воспользоваться площадкой для поиска государственных заказов.

Решен наболевший вопрос хранения финансовых и бухгалтерских документов. ЭДО позволяет выгружать файлы на жесткий диск. Создавать мобильный архив всей переписки. Займет в организации не так много места, как бумажные версии.

Поделиться: