Как внедрить электронный документооборот на предприятии? Обзор основных систем

Электронный документооборот (ЭДО) – это система процессов по обработке документов в электронном виде. Она позволяет сократить затраты предприятия на бумагу и расходные материалы, упорядочить и ускорить движение документации, исключить их потерю. Процесс внедрения состоит из нескольких этапов, включающих покупку программного обеспечения, обучение персонала и наладку работы программы. На рынке предложены как платные, так и бесплатные СЭД.

 Как внедрить электронный документооборот на предприятии

 

Появление доступного высокоскоростного интернета послужило толчком для начала разработок первых систем электронного документооборота (СЭД). Изначально их целью была частичная автоматизация работы с документацией. Доказав свою эффективность, электронный документооборот стал внедряться как в частных организациях, так и в государственных структурах. Сегодня это комплексные решения, максимально автоматизирующие деятельность компании, связанную с документооборотом.

Что такое СЭД и как она работает

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, позволяющая рационально и легко организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов в организации. Составляющими ЭДО являются:

  • специализированное программное обеспечение;
  • интернет;
  • электронная почта ‒ для оперативности связи;
  • локальная сеть и др.

СЭД может использоваться как внутри компании, так и между несколькими разными организациями.

Справка! Для использования СЭД только внутри предприятия необходимо приобретение лишь специального программного обеспечения и сетевого оборудования. Для ведения внешнего документооборота потребуется дополнительный сотрудник – оператор ЭДО.

Какие проблемы решает ЭДО

Электронный документооборот решает следующие задачи:

  • обеспечение прозрачности работы компании и эффективности управления, за счет автоматизированного контроля исполнения задач;
  • оптимизация, автоматизация бизнес-процессов и механизмов исполнения и контроля;
  • поддержка требований международных стандартов качества;
  • экономия ресурсов, путем сокращения расходов на картриджи, бумагу и прочие материалы;
  • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет хранения истории работы сотрудника в организации;
  • облегчение контроля за движением документации;
  • осуществление протоколирования деятельности;
  • защищает от потери документации;
  • упрощение, удешевление хранения документов за счет наличия электронного архива.

Основные требования к электронному документообороту

Система автоматизации документооборота должна соответствовать основным требованиям:

  • удобный интерфейс и схема поиска документов;
  • грамотный контроль за исполнением документов и наличие системы их маршрутизации;
  • надежное хранение;
  • возможность создания аналитических отчетов;
  • поддержка выполнения канцелярских задач;
  • обеспечение полной информационной безопасности.

Современные СЭД снабжены функцией обработки обращений клиентов и прочими полезными инструментами, позволяющими решать задачи, необходимые каждой конкретной организации.

Плюсы и минусы СДО

Электронный документооборот, по сравнению с бумажным, имеет ряд преимуществ:

  • упорядочивание делопроизводства – невозможно присвоить одинаковые номера разным документам, т.к. они формируются автоматически;
  • наличие фильтров – поиск файлов возможен по множеству параметров;
  • отслеживание этапа прохождения документа. В любой момент можно узнать, кто именно работает с документом, на какой стадии он находится;
  • документ невозможно потерять. Даже если его удалили, всегда возможно восстановление;
  • шаблоны документов унифицированы;
  • максимально быстрая обработка документации. Не нужно носить документ из кабинета в кабинет для согласования. Это особенно удобно, если отделы организации расположены в разных зданиях;
  • сохраняются все версии документа – всегда можно проследить, кто и когда вносил в него изменения;
  • настраиваемые параметры и критерии распределения прав доступа к документам;
  • доступность документов круглосуточно, в любой точке мира, при наличии интернета. Работник может работать с документацией, находясь в командировке, отпуске или на больничном;
  • возможность планирования работы – после создания документа в программе указывается требуемая дата его исполнения;
  • экономия расходных материалов – не требуется распечатка большинства документов.

Из минусов можно выделить:

  • дорогостоящее программное обеспечение;
  • затраты на обучение сотрудников;
  • затраты времени на оцифровку уже имеющихся документов.

Как подключить

Процедура внедрения СЭД должна быть постепенной. Она состоит из нескольких этапов:

  1. Приобретение программного обеспечения и в случае необходимости дополнительной техники.
  2. Установка программы с последующей настройкой. Распределение прав доступа, маршрутов движения документов и т.д.
  3. Обучение сотрудников.
  4. Проверка и создание путей электронной связи между сотрудниками.
  5. Привлечение сотрудника для координации работы программы и решения технических вопросов или заключение договора с аутсорсинговой компанией.
  6. Оцифровка имеющихся бумажных документов.

Есть ли бесплатные сервисы

Программы электронного документооборота в основном платные и стоят достаточно дорого. Однако, существуют бесплатные сервисы, например, Alfresco и NauDoc. В этих системах предусмотрена как бесплатная, так и платная версия с большими функциональными возможностями. Важно, что срок использования бесплатной версии не ограничен.

Alfresco

СЭД Alfresco является лидером рынка систем электронного документооборота для предприятий больших размеров. В Европе, Америке и России ее успешно используют многие корпорации.

Важная информация! Основное отличие – возможность работы на любых платформах и с базами данных, созданными в любых программах.
Рис. 1. СЭД Alfresco.

Рис. 1. СЭД Alfresco.

Преимущества Alfresco:

  • возможное количество пользователей превышает несколько десятков тысяч;
  • объемы хранимых документов не ограничены;
  • установка дополнительного программного обеспечения на все компьютеры фирмы не требуется. Программа работает за счет сети Интернет, т.е. полностью web-доступна;
  • лучший, по сравнению с другими сервисами, интерфейс;
  • возможность работать с мобильных устройств.

NauDoc

NauDoc – система ЭДО, разработанная компанией NAUMEN. Она дает возможность управлять процедурой обработки документации, а также осуществлять контроль  дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документацию на согласование, а после отправлять уже согласованные документы другим пользователям СЭД. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в программе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголке планеты.

Преимущества NauDoc:

  • работает на любой операционной системе;
  • бесплатная базовая версия;
  • бесплатное обучение;
  • полноценный web-интерфейс;
  • открытый код.

Информация об основных сервисах

Сегодня на российском рынке представлены программы электронного документооборота между организациями и внутри них. Критерии выбора системы:

  • простота освоения;
  • функциональность;
  • качество учета российского законодательства;
  • уровень технической поддержки;
  • цена.

Дело

«Дело» – признанный лидер в своем сегменте в России и других русскоязычных государствах. Ее успешно используют для документооборота и делопроизводства как крупнейшие корпорации и холдинги, так и предприятия малого бизнеса.

Рис. 2. СЭД «Дело»

Рис. 2. СЭД «Дело»

«Дело» ‒ это:

  • отслеживание документации по всем этапам их перемещения;
  • шаблоны, простота и удобство в создании проектов;
  • функциональность и общая отлаженность системы.

Ознакомиться с работой системы «Дело» можно, посмотрев видео:

 

Стоимость системы зависит от используемой системы управления базами данных – Microsoft SQL Server или Oracle.

Таблица 1. Стоимость лицензии СЭД «Дело».

Показатель Количество рабочих мест
1-5 6-20 21-50 51-100
СУБД Microsoft SQL Server
Цена на 1 рабочее место, руб. 9 500 9 000 8 500 8 000
СУБД Oracle
Цена на 1 рабочее место, руб. 13 400 12 900 12 500 11 900

Источник: eos.ru

Справка! Расчет осуществляется нарастающим итогом. Например, цена продукта с СУБД Oracle для 40 рабочих мест составит: 5*13 400+15*12 900+20*12 500=510 500 руб.

Логика

До 2012 года известная сегодня система «Логика» называлась «Босс-Референт». Смена названия не отразилась на качестве сервиса. Он по-прежнему надежен и функционален. Подходит для организаций любого размера.

Рис. 3. СЭД «Логика».

Рис. 3. СЭД «Логика».

«Логика» ‒ это:

  • возможность конструирования сложных маршрутов движения документов.
  • высокий уровень защиты данных;
  • легкость освоения системы новичками;
  • гибкая и легкая в настройка. Модификация процессов обработки документации.

К минусам программы можно отнести неудобное разграничение прав доступа, в случае высокого уровня текучести кадров.

1С:  Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. «1С: Документооборот» обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников.

Рис. 4. СЭД «1С: Документооборот».

Рис. 4. СЭД «1С: Документооборот».

Преимущества системы:

  • четко работающий алгоритм поиска данных;
  • оптимальное сочетание цены и функциональных возможностей;
  • система хранения документов всех форматов – от графических и текстовых до аудио- и видеофайлов;
  • поддержка интеграции с внешними приложениями;
  • широкие возможности масштабирования, что позволяет успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.

Минусов только два:

  • сложность обучения даже для опытных пользователей;
  • высокие системные требования.

Таблица 2. Цены СЭД на 50 рабочих мест

Франшиза Цена на 1 сотрудника, руб. Цена за 50 сотрудников, руб.
Alfresco Community Edition 0 0
NauDoc 0 0
Дело 9 500 437 500
Логика 5 900 260 000
1С: Делопроизводство 4 568 228 400
Евфрат 7 300 295 000
EMC Documentum Индивидуальна Индивидуальна
CompanyMedia 6 000 300 000
DIRECTUM 8 400 378 000
OPTIMA-WorkFlow 75 000

Источники: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Справка! Цена системы «1С: Документооборот» рассчитана при условии, что компания уже использует программу «1С: Предприятие». В противном случае добавится еще стоимость серверной лицензии.

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Напротив, его внедрение может повлечь серьезные расходы и, как следствие, снизить прибыль. Не стоит необдуманно покупать лицензию  СЭД. Особенно это касается небольших компаний. Однако, в случае больших организаций, высокой загруженности сотрудников, расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро.

Поделиться: