Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – это система процессов по обработке документов в электронном виде. Она позволяет сократить затраты предприятия на бумагу и расходные материалы, упорядочить и ускорить движение документации, исключить их потерю. Процесс внедрения состоит из нескольких этапов, включающих покупку программного обеспечения, обучение персонала и наладку работы программы. На рынке предложены как платные, так и бесплатные СЭД.

Появление доступного высокоскоростного интернета послужило толчком для начала разработок первых систем электронного документооборота (СЭД). Изначально их целью была частичная автоматизация работы с документацией. Доказав свою эффективность, электронный документооборот стал внедряться как в частных организациях, так и в государственных структурах. Сегодня это комплексные решения, максимально автоматизирующие деятельность компании, связанную с документооборотом.

Что такое СЭД и как она работает

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, позволяющая рационально и легко организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов в организации. Составляющими ЭДО являются:

• специализированное программное обеспечение;
• интернет;
• электронная почта ‒ для оперативности связи;
• локальная сеть и др.

СЭД может использоваться как внутри компании, так и между несколькими разными организациями.

[attention type=green]Справка! Для использования СЭД только внутри предприятия необходимо приобретение лишь специального программного обеспечения и сетевого оборудования. Для ведения внешнего документооборота потребуется дополнительный сотрудник – оператор ЭДО.[/attention]

Какие проблемы решает ЭДО

Электронный документооборот решает следующие задачи:

• обеспечение прозрачности работы компании и эффективности управления, за счет автоматизированного контроля исполнения задач;
• оптимизация, автоматизация бизнес-процессов и механизмов исполнения и контроля;
• поддержка требований международных стандартов качества;
• экономия ресурсов, путем сокращения расходов на картриджи, бумагу и прочие материалы;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет хранения истории работы сотрудника в организации;
• облегчение контроля за движением документации;
• осуществление протоколирования деятельности;
• защищает от потери документации;
• упрощение, удешевление хранения документов за счет наличия электронного архива.

Основные требования к электронному документообороту

Система автоматизации документооборота должна соответствовать основным требованиям:

• удобный интерфейс и схема поиска документов;
• грамотный контроль за исполнением документов и наличие системы их маршрутизации;
• надежное хранение;
• возможность создания аналитических отчетов;
• поддержка выполнения канцелярских задач;
• обеспечение полной информационной безопасности.

Современные СЭД снабжены функцией обработки обращений клиентов и прочими полезными инструментами, позволяющими решать задачи, необходимые каждой конкретной организации.

Плюсы и минусы СДО

Электронный документооборот, по сравнению с бумажным, имеет ряд преимуществ:

• упорядочивание делопроизводства – невозможно присвоить одинаковые номера разным документам, т.к. они формируются автоматически;
• наличие фильтров – поиск файлов возможен по множеству параметров;
• отслеживание этапа прохождения документа. В любой момент можно узнать, кто именно работает с документом, на какой стадии он находится;
• документ невозможно потерять. Даже если его удалили, всегда возможно восстановление;
• шаблоны документов унифицированы;
• максимально быстрая обработка документации. Не нужно носить документ из кабинета в кабинет для согласования. Это особенно удобно, если отделы организации расположены в разных зданиях;
• сохраняются все версии документа – всегда можно проследить, кто и когда вносил в него изменения;
• настраиваемые параметры и критерии распределения прав доступа к документам;
• доступность документов круглосуточно, в любой точке мира, при наличии интернета. Работник может работать с документацией, находясь в командировке, отпуске или на больничном;
• возможность планирования работы – после создания документа в программе указывается требуемая дата его исполнения;
• экономия расходных материалов – не требуется распечатка большинства документов.

Из минусов можно выделить:

• дорогостоящее программное обеспечение;
• затраты на обучение сотрудников;
• затраты времени на оцифровку уже имеющихся документов.

Как подключить

Процедура внедрения СЭД должна быть постепенной. Она состоит из нескольких этапов:

1. Приобретение программного обеспечения и в случае необходимости дополнительной техники.
2. Установка программы с последующей настройкой. Распределение прав доступа, маршрутов движения документов и т.д.
3. Обучение сотрудников.
4. Проверка и создание путей электронной связи между сотрудниками.
5. Привлечение сотрудника для координации работы программы и решения технических вопросов или заключение договора с аутсорсинговой компанией.
6. Оцифровка имеющихся бумажных документов.

Есть ли бесплатные сервисы

Программы электронного документооборота в основном платные и стоят достаточно дорого. Однако, существуют бесплатные сервисы, например, Alfresco и NauDoc. В этих системах предусмотрена как бесплатная, так и платная версия с большими функциональными возможностями. Важно, что срок использования бесплатной версии не ограничен.

Alfresco

СЭД Alfresco является лидером рынка систем электронного документооборота для предприятий больших размеров. В Европе, Америке и России ее успешно используют многие корпорации.

[attention type=green]Важная информация! Основное отличие – возможность работы на любых платформах и с базами данных, созданными в любых программах.[/attention]

Преимущества Alfresco:

• возможное количество пользователей превышает несколько десятков тысяч;
• объемы хранимых документов не ограничены;
• установка дополнительного программного обеспечения на все компьютеры фирмы не требуется. Программа работает за счет сети Интернет, т.е. полностью web-доступна;
• лучший, по сравнению с другими сервисами, интерфейс;
• возможность работать с мобильных устройств.

NauDoc

NauDoc – система ЭДО, разработанная компанией NAUMEN. Она дает возможность управлять процедурой обработки документации, а также осуществлять контроль  дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документацию на согласование, а после отправлять уже согласованные документы другим пользователям СЭД. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в программе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголке планеты.

Преимущества NauDoc:

• работает на любой операционной системе;
• бесплатная базовая версия;
• бесплатное обучение;
• полноценный web-интерфейс;
• открытый код.

Информация об основных сервисах

Сегодня на российском рынке представлены программы электронного документооборота между организациями и внутри них. Критерии выбора системы:

• простота освоения;
• функциональность;
• качество учета российского законодательства;
• уровень технической поддержки;
• цена.

Дело

«Дело» – признанный лидер в своем сегменте в России и других русскоязычных государствах. Ее успешно используют для документооборота и делопроизводства как крупнейшие корпорации и холдинги, так и предприятия малого бизнеса.

«Дело» ‒ это:

• отслеживание документации по всем этапам их перемещения;
• шаблоны, простота и удобство в создании проектов;
• функциональность и общая отлаженность системы.

Ознакомиться с работой системы «Дело» можно, посмотрев видео:

Стоимость системы зависит от используемой системы управления базами данных – Microsoft SQL Server или Oracle.

Таблица 1. Стоимость лицензии СЭД «Дело».

Источник: eos.ru

[attention type=green]Справка! Расчет осуществляется нарастающим итогом. Например, цена продукта с СУБД Oracle для 40 рабочих мест составит: 5*13 400+15*12 900+20*12 500=510 500 руб.[/attention]

Логика

До 2012 года известная сегодня система «Логика» называлась «Босс-Референт». Смена названия не отразилась на качестве сервиса. Он по-прежнему надежен и функционален. Подходит для организаций любого размера.

«Логика» ‒ это:

• возможность конструирования сложных маршрутов движения документов.
• высокий уровень защиты данных;
• легкость освоения системы новичками;
• гибкая и легкая в настройка. Модификация процессов обработки документации.

К минусам программы можно отнести неудобное разграничение прав доступа, в случае высокого уровня текучести кадров.

1С:  Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. «1С: Документооборот» обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников.

Преимущества системы:

• четко работающий алгоритм поиска данных;
• оптимальное сочетание цены и функциональных возможностей;
• система хранения документов всех форматов – от графических и текстовых до аудио- и видеофайлов;
• поддержка интеграции с внешними приложениями;
• широкие возможности масштабирования, что позволяет успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.

Минусов только два:

• сложность обучения даже для опытных пользователей;
• высокие системные требования.

Таблица 2. Цены СЭД на 50 рабочих мест

Источники: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

[attention type=green]Справка! Цена системы «1С: Документооборот» рассчитана при условии, что компания уже использует программу «1С: Предприятие». В противном случае добавится еще стоимость серверной лицензии.[/attention]

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Напротив, его внедрение может повлечь серьезные расходы и, как следствие, снизить прибыль. Не стоит необдуманно покупать лицензию  СЭД. Особенно это касается небольших компаний. Однако, в случае больших организаций, высокой загруженности сотрудников, расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро.