1С электронный документооборот: как применять и как работать

Первичная документация важна для любой организации. Потеря отнимает время, искажает отчетность, дезинформирует о сумме налогов. Снизить риск, используя ЭДО, – это шаг к прозрачному учету и крепким нервам.

1С электронный документооборот: как применять и как работать

Что такое электронный документооборот в 1С

1С электронный документооборот – это инновационное дополнение к любой конфигурации бухгалтерской базы. Дает возможность, не выходя из программы, обмениваться любыми документами:

  • по реализации продукции, товаров или оказанной услуге;
  • по сделке с клиентом: счет на оплату, договор о сотрудничестве;
  • по текущей деятельности с контрагентами: акты сверки, письма.

Сервис контактирует со всеми клиентами, которые числятся в базе, без ограничений. Функционал обеспечивает защищенность переписки. Позволяет заменить длительный процесс передачи и возврата первичной документации от клиента обратно в бухгалтерию организации.

Внедрение в конфигурацию модуля 1С 8 электронный документооборот позволяет создавать входящие операции: покупки ТМЦ, оприходования полученных услуг автоматически. После проверки и проведения формируются проводки в учете.

Реализована функция формирования, проверки и отправки всех деклараций, книги покупок и продаж в ИФНС, фонды и прочие структуры через приложение 1С – Отчетность. Вся юридически значимая переписка заверяется электронной цифровой подписью.

Демо-версия, или бесплатный ЭДО

Насколько удобен электронный документооборот, может оценить в 1С любая организация. Бесплатную версию легко протестировать в интернете. До некоторого времени такая возможность предоставлялась только при покупке конфигурации.

Период работы в режиме тестирования ограничен 30 днями. За это время клиент сможет:

  • получить одну учетную запись для ЭДО;
  • отправить контрагентам приглашение к электронному обмену документами (количество демо-версия не ограничивает);
  • отследить отправку и получение электронных документов своим клиентам;
  • получить согласие на электронный обмен;
  • присоединиться к системе ЭДО.

Чтобы стать участником программы, потребуется усиленный квалифицированный сертификат для подписи документов. Заявку на оформление можно создать непосредственно из бухгалтерской программы.

Сколько стоит подключение и обслуживание ЭДО в 1С

Для клиентов стоимость услуги отличается в зависимости от уровня используемой конфигурации: стартовая, ПРОФ, ТЕХНО. В сервис информационно-технической поддержки входит:

  • бесплатное подключение к услуге;
  • бесплатное получение входящих документов без ограничений;
  • отправка исходящей корреспонденции различается 20, 50 или 100 пакетами.

Начиная с 21 пакета, взимается оплата в размере 10 рублей за каждую последующую отправку.

Преимущества работы с ЭДО в 1С

Сервис ЭДО позволяет наладить автоматизацию документооборота:

  • снизить затраты на бумажные документы и расходы на копирующую технику;
  • создать архив для неограниченного количества бумаг по: продажам, покупкам, переписке с клиентами, кадровому учету;
  • обеспечить гарантированное получение счетов-фактур и накладных покупателю;
  • исключить ошибки (программа не позволит отправить некорректный или устаревший бланк накладной, счет-фактуры, декларации);
  • сократить время на возврат первичных документов от клиентов из удаленных регионов (с разницей во времени).

Использование ЭДО организует работу сотрудников:

  • избавляет от ручного ввода накладных;
  • автоматически формирует входящую номенклатуру;
  • сравнивает текущую номенклатуру с наименованиями контрагентов;
  • исключает случайные повторы или дублирование операций;
  • контролирует сроки возврата первички от покупателя;
  • отправляет приглашение к ЭДО напрямую из 1С всем клиентам;
  • осуществляет формирование записи в журналах входящей и исходящей корреспонденции автоматически.

Технические особенности сервиса:

  • контактирует с любой учетной базой контрагента (даже если это не 1С);
  • не требует сложных настроек и установки дополнительного программного обеспечения;
  • позволяет работать в облачном сервисе;
  • работать в базе с компьютера, планшета и любого другого мобильного устройства;
  • модуль доступен в роуминге;
  • разделяет права доступа к документам для абонентов: просматривать, создавать, только редактировать;
  • архивирование привязывается к стандартным настройкам резервного копирования базы автоматически.
Справка! Активно внедряют ЭДО и подключают онлайн-кассы в 1С организации, которые ведут с клиентами расчеты через онлайн-кассы.

Настройки в 1С для ЭДО

Настройка обмена корреспонденцией начинается с проверки актуальной версии конфигурации. Потребуется осуществить обновление бухгалтерской программы. И далее:

  • создать логин и пароль;
  • установить КриптоПро для считывания ключа ЭЦП;
  • заполнить отсутствующие реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН) у тех клиентов, с которыми налаживается документооборот.

В настройках программы выбрать пункт: обмен электронными документами.

Рис. 2: настройки эдо

Рис. 2: настройки эдо

Установить галочки для активации сервиса ЭДО.

Рис. 3: активация

Рис. 3: активация

Проверить наличие программы-криптопровайдера.

Рис. 4: установка КриптоПро

Рис. 4: установка КриптоПро

Добавить имеющийся сертификат для подписи документов.

Рис. 5: подключение сертификата

Рис. 5: подключение сертификата

Или оформить заявку на выпуск нового сертификата усиленной цифровой подписи из программы.

Рис. 6: выпуск нового ЭЦП

Рис. 6: выпуск нового ЭЦП

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть