Первичная документация важна для любой организации. Потеря отнимает время, искажает отчетность, дезинформирует о сумме налогов. Снизить риск, используя ЭДО, – это шаг к прозрачному учету и крепким нервам.
Что такое электронный документооборот в 1С
1С электронный документооборот – это инновационное дополнение к любой конфигурации бухгалтерской базы. Дает возможность, не выходя из программы, обмениваться любыми документами:
- по реализации продукции, товаров или оказанной услуге;
- по сделке с клиентом: счет на оплату, договор о сотрудничестве;
- по текущей деятельности с контрагентами: акты сверки, письма.
Сервис контактирует со всеми клиентами, которые числятся в базе, без ограничений. Функционал обеспечивает защищенность переписки. Позволяет заменить длительный процесс передачи и возврата первичной документации от клиента обратно в бухгалтерию организации.
Внедрение в конфигурацию модуля 1С 8 электронный документооборот позволяет создавать входящие операции: покупки ТМЦ, оприходования полученных услуг автоматически. После проверки и проведения формируются проводки в учете.
Реализована функция формирования, проверки и отправки всех деклараций, книги покупок и продаж в ИФНС, фонды и прочие структуры через приложение 1С – Отчетность. Вся юридически значимая переписка заверяется электронной цифровой подписью.
Демо-версия, или бесплатный ЭДО
Насколько удобен электронный документооборот, может оценить в 1С любая организация. Бесплатную версию легко протестировать в интернете. До некоторого времени такая возможность предоставлялась только при покупке конфигурации.
Период работы в режиме тестирования ограничен 30 днями. За это время клиент сможет:
- получить одну учетную запись для ЭДО;
- отправить контрагентам приглашение к электронному обмену документами (количество демо-версия не ограничивает);
- отследить отправку и получение электронных документов своим клиентам;
- получить согласие на электронный обмен;
- присоединиться к системе ЭДО.
Чтобы стать участником программы, потребуется усиленный квалифицированный сертификат для подписи документов. Заявку на оформление можно создать непосредственно из бухгалтерской программы.
Сколько стоит подключение и обслуживание ЭДО в 1С
Для клиентов стоимость услуги отличается в зависимости от уровня используемой конфигурации: стартовая, ПРОФ, ТЕХНО. В сервис информационно-технической поддержки входит:
- бесплатное подключение к услуге;
- бесплатное получение входящих документов без ограничений;
- отправка исходящей корреспонденции различается 20, 50 или 100 пакетами.
Начиная с 21 пакета, взимается оплата в размере 10 рублей за каждую последующую отправку.
Преимущества работы с ЭДО в 1С
Сервис ЭДО позволяет наладить автоматизацию документооборота:
- снизить затраты на бумажные документы и расходы на копирующую технику;
- создать архив для неограниченного количества бумаг по: продажам, покупкам, переписке с клиентами, кадровому учету;
- обеспечить гарантированное получение счетов-фактур и накладных покупателю;
- исключить ошибки (программа не позволит отправить некорректный или устаревший бланк накладной, счет-фактуры, декларации);
- сократить время на возврат первичных документов от клиентов из удаленных регионов (с разницей во времени).
Использование ЭДО организует работу сотрудников:
- избавляет от ручного ввода накладных;
- автоматически формирует входящую номенклатуру;
- сравнивает текущую номенклатуру с наименованиями контрагентов;
- исключает случайные повторы или дублирование операций;
- контролирует сроки возврата первички от покупателя;
- отправляет приглашение к ЭДО напрямую из 1С всем клиентам;
- осуществляет формирование записи в журналах входящей и исходящей корреспонденции автоматически.
Технические особенности сервиса:
- контактирует с любой учетной базой контрагента (даже если это не 1С);
- не требует сложных настроек и установки дополнительного программного обеспечения;
- позволяет работать в облачном сервисе;
- работать в базе с компьютера, планшета и любого другого мобильного устройства;
- модуль доступен в роуминге;
- разделяет права доступа к документам для абонентов: просматривать, создавать, только редактировать;
- архивирование привязывается к стандартным настройкам резервного копирования базы автоматически.
[attention type=green]Справка! Активно внедряют ЭДО и подключают онлайн-кассы в 1С организации, которые ведут с клиентами расчеты через онлайн-кассы.[/attention]
Настройки в 1С для ЭДО
Настройка обмена корреспонденцией начинается с проверки актуальной версии конфигурации. Потребуется осуществить обновление бухгалтерской программы. И далее:
- создать логин и пароль;
- установить КриптоПро для считывания ключа ЭЦП;
- заполнить отсутствующие реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН) у тех клиентов, с которыми налаживается документооборот.
В настройках программы выбрать пункт: обмен электронными документами.
Установить галочки для активации сервиса ЭДО.
Проверить наличие программы-криптопровайдера.
Добавить имеющийся сертификат для подписи документов.
Или оформить заявку на выпуск нового сертификата усиленной цифровой подписи из программы.
