ЭДО инновационный способ работы. Позволяет организовать деловую переписку с клиентами, согласовывать и подписывать договоры. Формирует быстрый и надежный обмен сообщениями внутри организации. Присутствовать на видео совещаниях отовсюду, где есть интернет.
Что представляет собой сервис
Сбис электронный документооборот ЭДО – это система, позволяющая вести с партнерами: юридическими лицами, государственными и муниципальными службами, частными лицами, сотрудниками:
- обмен первичными документами;
- согласование договоров, спецификаций, дополнительных соглашений;
- внутреннюю переписку с отделами по финансовым или административным вопросам.
Единая электронная сеть является защищенным каналом связи, не только формирующей документооборот. Использование системы дает возможность быть в курсе событий организации в режиме 24/7. Позволяет управлять бизнесом из любой точки, где есть интернет.
Функциональные возможности СБИС
На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:
- Штатным сотрудникам организации.
Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.
- Руководящим работникам.
Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.
- Сторонним представителям бизнеса.
Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.
Пользователям сервиса доступны возможности:
- Поиска, проверки надежности и платежеспособности клиента по ИНН;
- Приглашение контрагентов к электронной передаче документов;
- Хранение неограниченного количества информации;
- Входить в сервис без сложных настроек компьютера.
[attention type=green]Справка! Квалификационный ключ ЭЦП обеспечивает защиту, заверяет декларации и отчеты по работе онлайн кассы в ИФНС. Конфиденциальность создают специализированные программы криптозащиты.[/attention]
Можно ли пользоваться бесплатной версией
Порядок регистрации происходит по аналогии с созданием электронной почты. Защитить свой аккаунт можно с помощью уведомлений на номер телефона, электронный адрес.
Подтвердив логин и пароль, пользователь получает бесплатный доступ к услугам:
- Приему электронной документации от клиентов;
- Оформления права подписи одному человеку (ЭЦП хранится на сервере СБИС);
- Сверки счетов-фактур и книг покупок/продаж с контрагентами;
- Просмотр новостной ленты по изменениям законодательства и бухгалтерского учета;
- Участия в информационных или обучающих вебинарах от СБИС.
Абонент может выставлять счета партнерам, создавать контакты, вести личный календарь задач, но без ЭЦП потребуется распечатать документы и передать их через курьера, менеджера или почтой России.
Особенности работы ЭДО в отраслях
В сервисе организованы индивидуальные разработки для всех отраслей.
Таблица 1: СБИС в отраслях
| Вид бизнеса | Функционал |
| Производство | Ø Согласование заказов, стоимости, контрактов, условий поставки;
Ø Контроль остатков сырья, поставок поставщиков; Ø Создание облачного каталога продукции; Ø Подтверждение сертификатов на соответствие международным стандартам качества продукции; |
| Общественное питание | Ø Статистика работы сетевых предприятий и каждой точки отдельно;
Ø Кадровый учет сотрудников; Ø Создавать отчет ОФД онлайн кассы; |
| Логистика и транспорт | Ø Получение электронных заказов;
Ø Отслеживание процесса доставки; Ø Складская логистика; Ø Закрывающие документы. |
Стоимость подключения и обслуживания
Клиентам компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6 000 рублей в год. Стоимость включает в себя НДС. При этом подключение одного абонента обойдется в 500 рублей.
Для тех, кто ранее не пользовался услугами, потребуется приобрести сертификат. Для абонентов, которые пользуются сервисом по сдаче отчетности, дополнительных расходов делать не придется.
В целом за 6 500 рублей организация получает:
- ЭДО с сотрудниками и контрагентами;
- Обмен видео и текстовыми сообщениями;
- Создание и сдача деклараций;
- СМС оповещение.
При документообороте от 400 до 1 000 в квартал стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей. Абонент, как полноправный пользователь, сможет пригласить контрагента к электронному документообороту в СБИС.
Как начать работу в системе СБИС
Соглашение об электронном документообороте заключается после оформления заявки на сайте Тензор. Компания создает для клиента аккаунт. Выдает сертификат и ключ подписи. О том, как начать работать с ЭДО, можно узнать здесь:
