Для чего нужна система электронного документооборота СБИС

ЭДО инновационный способ работы. Позволяет организовать деловую переписку с клиентами, согласовывать и подписывать договоры. Формирует быстрый и надежный обмен сообщениями внутри организации. Присутствовать на видео совещаниях отовсюду, где есть интернет.

Для чего нужна система электронного документооборота СБИС

Что представляет собой сервис

Сбис электронный документооборот ЭДО – это система, позволяющая вести с партнерами: юридическими лицами, государственными и муниципальными службами, частными лицами, сотрудниками:

  • обмен первичными документами;
  • согласование договоров, спецификаций, дополнительных соглашений;
  • внутреннюю переписку с отделами по финансовым или административным вопросам.
Рис 2: документооборот

Рис 2: документооборот

Единая электронная сеть является защищенным каналом связи, не только формирующей документооборот. Использование системы дает возможность быть в курсе событий организации в режиме 24/7. Позволяет управлять бизнесом из любой точки, где есть интернет.

Функциональные возможности СБИС

На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:

  1. Штатным сотрудникам организации.

Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.

Рис 3: торги

Рис 3: торги

  1. Руководящим работникам.

Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.

  1. Сторонним представителям бизнеса.

Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.

Пользователям сервиса доступны возможности:

  • Поиска, проверки надежности и платежеспособности клиента по ИНН;
  • Приглашение контрагентов к электронной передаче документов;
  • Хранение неограниченного количества информации;
  • Входить в сервис без сложных настроек компьютера.
Справка! Квалификационный ключ ЭЦП обеспечивает защиту, заверяет декларации и отчеты по работе онлайн кассы в ИФНС. Конфиденциальность создают специализированные программы криптозащиты.

Можно ли пользоваться бесплатной версией

Порядок регистрации происходит по аналогии с созданием электронной почты. Защитить свой аккаунт можно с помощью уведомлений на номер телефона, электронный адрес.

Рис 4: демо

Рис 4: демо

Подтвердив логин и пароль, пользователь получает бесплатный доступ к услугам:

  • Приему электронной документации от клиентов;
  • Оформления права подписи одному человеку (ЭЦП хранится на сервере СБИС);
  • Сверки счетов-фактур и книг покупок/продаж с контрагентами;
  • Просмотр новостной ленты по изменениям законодательства и бухгалтерского учета;
  • Участия в информационных или обучающих вебинарах от СБИС.
Рис 5: новости

Рис 5: новости

Абонент может выставлять счета партнерам, создавать контакты, вести личный календарь задач, но без ЭЦП потребуется распечатать документы и передать их через курьера, менеджера или почтой России.

Особенности работы ЭДО в отраслях

В сервисе организованы индивидуальные разработки для всех отраслей.

Таблица 1: СБИС в отраслях

Вид бизнеса Функционал
Производство Ø  Согласование заказов, стоимости, контрактов, условий поставки;

Ø  Контроль остатков сырья, поставок поставщиков;

Ø  Создание облачного каталога продукции;

Ø  Подтверждение сертификатов на соответствие международным стандартам качества продукции;

Общественное питание Ø  Статистика работы сетевых предприятий и каждой точки отдельно;

Ø  Кадровый учет сотрудников;

Ø  Создавать отчет ОФД онлайн кассы;

Логистика и транспорт Ø  Получение электронных заказов;

Ø  Отслеживание процесса доставки;

Ø  Складская логистика;

Ø  Закрывающие документы.

Рис 6: СБИС в общепите

Рис 6: СБИС в общепите

Стоимость подключения и обслуживания

Клиентам компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6 000 рублей в год. Стоимость включает в себя НДС. При этом подключение одного абонента обойдется в 500 рублей.

Для тех, кто ранее не пользовался услугами, потребуется приобрести сертификат. Для абонентов, которые пользуются сервисом по сдаче отчетности, дополнительных расходов делать не придется.

В целом за 6 500 рублей организация получает:

  • ЭДО с сотрудниками и контрагентами;
  • Обмен видео и текстовыми сообщениями;
  • Создание и сдача деклараций;
  • СМС оповещение.

При документообороте от 400 до 1 000 в квартал стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей. Абонент, как полноправный пользователь, сможет пригласить контрагента к электронному документообороту в СБИС.

Как начать работу в системе СБИС

Соглашение об электронном документообороте заключается после оформления заявки на сайте Тензор. Компания создает для клиента аккаунт. Выдает сертификат и ключ подписи. О том, как начать работать с ЭДО, можно узнать здесь:

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть