Система ЕГАИС: для чего нужна, как с ней работать

Легальный алкоголь продается только в тех магазинах, где установлен ЕГАИС. Понимание принципов работы ЕГАИС позволит не попадать под штрафные санкции Росалкогольрегулирования.

Как работает ЕГАИС в рознице

Расшифровка аббревиатуры ЕГАИС – единая государственная автоматизированная информационная система.

Прежде чем, начать продавать в розницу алкогольную продукцию, нужно знать, как подключиться к ЕГАИС. Для регистрации в системе ЕГАИС нужно:

• зарегистрировать коды ОКВЭД;
• заказать и получить ключ для ЕГАИС;
• активировать ключ;
• установить сертификат RSA, который расшифровывается как сертификат для защищенного соединения с единой платформой;
• установить транспортный модуль.

Поставка

Пошаговая инструкция, как работать в ЕГАИС, при приемке товара:

1. Нужно загрузить электронную накладную, для этого переходим последовательно в пункты меню «Закупки» – «ЕГАИС» – «Входящие ТТН».
2. Нажимаем кнопку «Загрузить документы». В журнале появятся новые накладные, у которых в колонке «Поступление товаров» будет статус «Требуется оформить».
3. Нажимаем двойным щелчком мыши графу «Поступление товаров», в появившемся меню выбираем вариант «Новое поступление».
4. Товары, не сопоставленные в программе с ЕГАИС будут подчеркнуты красной пунктирной линией. Для того, чтобы создать в программе данную алкогольную продукцию, необходимо нажать на кнопку «Сопоставить», выбираем графу «Номенклатуру», затем в появившемся окне нажимаем кнопку «Создать номенклатуру» – «ОК». Указываем ценовую группу, нажимаем кнопку «Создать номенклатуру», затем закрываем окно. В ТТН открываем номенклатурную карточку товара, щелкнув по нему дважды мышью, и отредактируем название товара. Нажимаем кнопку «Записать объект». По кнопке «Перейти» переходим на вкладку «Штрихкоды». Нажимаем кнопку «Создать», сканируем штрих-код с бутылки, нажимаем кнопку «Записать и закрыть». Данная номенклатурная карточка отработана теперь полностью.
5. Сравниваем сумму «Итого» электронной и бумажной накладных. Если всё верно, нажимаем «Провести».
6. Кнопкой «Отправить в ЕГАИС» делаем подтверждение по поступлению товара в указанном количестве.
7. Чтобы посмотреть, получила ли ЕГАИС подтверждение накладной, переходим в электронную накладную. Затем в левом углу нажимаем «Протокол обмена с ЕГАИС», нажимаем кнопку «Обработать ответы». После того, как ЕГАИС получил подтверждение, появится два документа: квитанции фиксации и проведения. Получение квитанций из ЕГАИС означает, что продукция из накладной попала в ЕГАИС на склад.
8. Делаем передачу продукции со склада в торговый зал ЕГАИС. Для этого нажимаем на кнопку «Создать на основании», нажимаем графу «Передача в торговый зал ЕГАИС». Нажимаем последовательно кнопки «Провести», «Отправить в ЕГАИС». Остаётся дождаться положительного ответа по протоколу передачи документов «Передача в торговый зал ЕГАИС».

Продажа

Если создается номенклатурная позиция с учетом тех данных, которые получены из ЕГАИС, тогда графа «Вид алкогольной продукции» заполняется из классификатора ЕГАИС. Оформление розничных продаж алкогольной продукции возможно как в режиме «РМК», так и в режиме «Менеджер». Обычно продажи оформляются в режиме «РМК» в следующей последовательности:

1. Запускаем режим «РМК», открываем кассовую смену и переходим к «Регистрации продаж».
2. В рабочем месте кассира с помощью сканера считываем обычный штрих-код, который есть на продукте (Н13 или Н8). При этом система сама распознаёт, что это за товар: алкогольная маркируемая или алкогольная не маркируемая продукция. Если это не маркируемая продукция, товар добавляется в чек. Если это маркируемая продукция, на экране появляется запрос на ввод акцизной марки.
3. Сканируем акцизную марку, строка добавляется в чек. Проводим продажу в кассе.

После продажи

После совершения продажи, продавец передаёт покупателю чек с двумерным штрих-кодом. Используя мобильное приложение «Антиконтрафакт алко», клиент может проверить легальность покупки, сканируя штрих-код с помощью камеры телефона.

Если магазин работает без лицензии, продает алкоголь несовершеннолетним или в ночное время, покупатель может сообщить о нарушении прямо в приложении.

Если произошел сбой

Ошибки при работе с ЕГАИС:

• ошибка пробития чека;
• ошибка работы с интернетом.

Когда продавец получил деньги от покупателя и передаёт информацию в ККМ о том, что нужно пробить чек, в этот момент товарно-учетная программа отправляет запрос в ЕГАИС для того, чтобы списать акцизную марку с остатков магазина. Если по какой-то причине запрос не проходит, выходит ошибка «Чек не напечатан на устройстве для печати чеков». Как с ней справится:

1. Удостовериться, есть ли соединение с интернетом.
2. Посмотреть, запущен ли транспортный модуль. Если он не работает – нужно подключиться к диспетчеру задач и остановить все действующие процессы, связанные с модулем.
3. Если УТМ не запустился, нужно проверить сертификаты на электронном носителе. Открываем панель управления Рутокен, смотрим сертификаты и ключ RSA. В случае, если ключ просрочен, можно запросить новый в личном кабинете ЕГАИС самостоятельно или используя службу поддержки.

Продажа пива в 2021 году новые правила

В 2021 году произошли изменения в законодательстве, которые произошли в работе системы ЕГАИС для декларирования алкоголя и пива:

1. Одной из важнейших новостей, которая повлияла на работу в системе ЕГАИС – это изменение сроков подтверждения ТТН. В 2021 г. вступил в силу приказ 17.12.20 №397, устанавливающий срок приемки алкоголя в течение рабочего дня. При этом дата проведения ТТН должна совпадать с бумажными учетными документами (ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ).
2. Изменились сроки нахождения ТТН в пути от поставщика к получателю. На официальном сайте ЕГАИС появилась новость о том, что теперь накладную нужно подтвердить в течение 60 дней. Иначе, товарные остатки из ТТН попадут обратно на склад ЕГАИС поставщика. В таком случае поставщик сможет подать жалобу на получателя в Росалкогольрегулирование.
3. С 15.01.21 вводится запрет на прием документа «Постановка на баланс на второй регистр».
4. Установлен новый срок обработки актов списания в течение 7 дней. На протяжение этого срока можно отозвать акт списания для устранения ошибок и работать с ним дальше.
5. 17.12.20 вступил в силу приказ №396, согласно которому вводится новая форма декларации по проданному алкоголю. Для маркируемой продукции – форма 7, для ЕГАИС пиво – форма 8. В форме 8 в титульном листе Росалкогольрегулирование добавило новые поля для заполнения «Места осуществления деятельности организации» и «Места осуществления деятельности индивидуального предпринимателя». Были убраны данные о руководителе и главном бухгалтере организации. В Разделе 1 появились столбцы «Перемещение внутри одной организации», в которых можно показывать, как перемещается пиво из одного подразделения в другое. Добавлен Раздел 3, где указываются возвраты поставщику.

Нужен ли ЕГАИС в общепите

Знакомы с понятием, что такое ЕГАИС, все розничные предприятия, торгующих алкоголем, в том числе в организации общественного питания.

Единственное отличие – освобождение от фиксации розничной продажи алкоголя конечному покупателю в ЕГАИС.

Общепиту нужно подтверждать в ЕГАИС факт приемки алкоголя, и вести журнал учета объемов реализации. Списание продукции производится через акт списания с причиной «реализация» не позже последующего рабочего дня с времени реализации.

Списывать нужно не только остатки по пиву, вину и т.д. на розлив, но и алкоголь, который был использован в приготовлении блюд и напитков. Отмечается вскрытие тары: потребительская тара – для фасованной продукции, транспортная тара – для нефасованной.

Кому не надо подключаться к ЕГАИС?

К ЕГАИС могут не подключаться:

• кондитеры, которые используют алкоголь для приготовления своей продукции;
• производители шампанского и вина, которые изготавливают напитки из собственного винограда;
• розничные предприятия, продающие пиво и другую спиртосодержащую продукцию обязаны фиксировать приход алкоголя в ЕГАИС, но не должны фиксировать продажу конечному покупателю.

Ответственность за не подключение к ЕГАИС

За не подключение к ЕГАИС нет отдельного штрафа. Предполагается, что розничное предприятие, зная, как подключить ЕГАИС, в принципе не сможет приобрести у поставщика алкогольную продукцию. Если будет выявлен факт продажи алкоголя, не отраженного в ЕГАИС, накладывается штраф в размере:

• 10-15 т.р. для должностных лиц и ИП;
• 150-200 т.р. для компаний;

Также возможна конфискация алкогольной продукции, аннулирование лицензии.